Porta-voz: a vitrine pra quem vê de fora

Representar uma organização ou transmitir informações e posicionamentos em nome de uma empresa é uma função que precisa ser atribuída com bastante cuidado, por ser de extrema responsabilidade. Seja em reuniões com governo, no relacionamento com comunidades e associações/instituições parceiras ou em entrevistas à imprensa, o profissional deve estar devidamente preparado para responder possíveis questionamentos delicados e, principalmente, encaixar sempre as mensagens estratégicas e favoráveis à organização que representa.

No caso da imprensa, o porta-voz pode passar, algumas vezes, por situações complicadas ou até mesmo constrangedoras, já que o jornalista, por produzir conteúdo a serviço da população – se não o faz, ao menos deveria -, pode iniciar uma série de questionamentos relacionados a uma determinada situação e, com isso, deixar o representante da empresa na famosa “saia justa”. Para evitar que isso aconteça, o porta-voz precisa ter recebido informações previamente, estar alinhado com as diretrizes da organização, ser paciente, tranquilo e atencioso e, ainda, manter boa postura diante dos repórteres, principalmente em casos de gravações ao vivo para mídias audiovisuais, como TV e internet.

Para que o porta-voz cumpra sua função com maestria, uma preparação pode ser conduzida pelo jornalista que atua nas empresas: media training. Oferecer treinamento ou capacitar os colaboradores para esta função não é uma tarefa simples, diversos fatores estão envolvidos, como comportamento condizente com a imagem que a empresa se propõe a passar, engajamento em relação às diretrizes da companhia, assimilação rápida de detalhes e até mesmo capacidade de permanecer tranquilo diante de situações desconfortáveis.

Os primeiros jornalistas a atuar em empresas foram contratados com um objetivo bastante claro. Inicialmente, os gestores das organizações buscavam profissionais que compreendessem os interesses da imprensa e, principalmente, que soubessem dialogar de igual pra igual com os jornalistas dos veículos tradicionais, ou seja, que transmitissem as informações solicitadas de forma clara, garantindo o relacionamento positivo com a mídia, mas que garantissem, acima de tudo, a reputação da empresa no mercado. No caso da capacitação de porta-vozes, o papel do jornalista das empresas é bem semelhante: ele sabe o que a imprensa quer, apura previamente o interesse da pauta, apresenta o contexto ao representante da empresa e o orienta, ainda, sobre possíveis questionamentos delicados.

Um media training completo não é simples de ser executado, o jornalista precisa fazer com que o porta-voz conheça o funcionamento das redações, compreenda que o repórter está a serviço da sociedade e não da empresa – como no caso da equipe de comunicação interna -, entenda a busca pela notícia e tenha conhecimento básico da estrutura de uma reportagem. Além disso, é necessário muito treino. É preciso elaborar simulações, com situações desafiadoras e até mesmo algumas “pegadinhas” para que o porta-voz se depare com o mínimo possível de surpresas durante uma entrevista. Alinhamento estratégico, simpatia e postura adequada, boa oratória e capacidade de encaixar as mensagens chave são elementos que compõem a vitrine que a organização precisa, afinal, é um dos momentos em que a marca é exposta e que produtos ou serviços podem estar à venda. É importante encarar o momento com seriedade, nada de promoções ou liquidação estampadas na vitrine.

Gabriel Rocha

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