Cinco dicas para você melhorar seus e-mails

Dicas para redigir um e-mailHá quem já consiga trabalhar praticamente sem escrever e-mails, mas essa ainda é uma realidade um tanto quanto distante para a maioria dos profissionais. Diversas ferramentas, por exemplo o Slack, vêm surgindo para deixar ainda mais dinâmica a comunicação no dia a dia de trabalho, mas ainda são  poucas as empresas que se adaptaram a esse novo formato de troca de mensagens. Por enquanto, cabe a nós buscar eficiência no uso das ferramentas disponíveis. Confira, então, cinco dicas que vão te ajudar a deixar seus e-mails mais claros e precisos. E lembre-se: é possível usá-las também para outros canais.

Quem está do outro lado da tela?

Antes de começar a pensar no conteúdo que vai escrever no e-mail, fique atento ao tratamento que está sendo dado, considerando o destinatário da mensagem. Escolha bem as palavras a serem usadas na redação e a abordagem que será dada, afinal, pessoas são diferentes e cada leitor pode receber a mensagem de uma forma. Encontre uma abordagem que vá ser bem recebida por esse destinatário, considerando preferências e comportamento desse receptor e até mesmo seu nível hierárquico. Se não conhece o destinatário em questão, opte sempre por um posicionamento neutro e imparcial.

Direto ao ponto

Procure estruturar a mensagem em parágrafos curtos, seja objetivo e vá direto ao ponto. Em meio à correria do dia a dia, um e-mail extenso pode ser encarado como “perda de tempo” e isso pode prejudicar a assimilação do conteúdo, lembre-se que a primeira impressão é a que fica, então redija mensagens curtas. Organize as ideias em parágrafos e desmembre o raciocínio, evite blocos grandes de texto, o leitor pode se perder em meio a tantas palavras. Procure sempre simplificar, facilite a leitura e a compreensão do destinatário.

Priorize o mais importante

No jornalismo, é bastante comum o uso da técnica da “pirâmide invertida” na produção de notícias, mas ela também pode ser aplicada à redação de e-mails. Lembre-se de organizar as informações conforme a ordem de relevância, seguindo uma hierarquia. Esqueça a cronologia aqui, priorize a informação principal, depois insira as secundárias, de contextualização, e, por fim, acrescente complementos e detalhes. Não se esqueça da conclusão ou da abertura para próximos passos.

Revise todo o conteúdo

É claro que a etapa de revisão não pode ser muito extensa ou trabalhosa, afinal, ela precisa ser parte da solução e não uma inimiga da eficiência. No entanto, jamais deixe de revisar seus e-mails. Releia todo o e-mail, no mínimo três vezes, e veja se está bem escrito, se não há erros de digitação e se as ideias estão bem organizadas para serem apresentadas ao destinatário. Depois de reler algumas vezes e chegar à conclusão de que seu e-mail está pronto, leia novamente. Depois disso, estará pronto para o envio.

por dentro do assunto

Por fim, veja se está enviando para as pessoas certas, avalie se falta inserir algum destinatário em cópia para tomar ciência do assunto e se a melhor opção é a “cópia” ou a “cópia oculta”. Sim, isso faz diferença, procure inserir no campo “Para” aqueles destinatários que estão diretamente envolvidos e que, provavelmente, precisarão tomar providências a partir do recebimento do e-mail. Incluir todos os envolvidos pode otimizar processos e isso é fundamental para uma comunicação eficaz, que chega a todos os públicos necessários.

Pode parecer, em um primeiro momento, algo básico e muito rotineiro para tamanha atenção, no entanto, o simples envio de um e-mail pode mexer com diversos processos em uma organização, impactando o trabalho de inúmeras áreas. Redigir um e-mail completo e preciso, com clareza e objetividade, interfere diretamente na eficiência da empresa e pode trazer, sim, resultados em produtividade. Não dá mais para perder tempo hoje em dia, não é verdade?

Gabriel Rocha

Um comentário sobre “Cinco dicas para você melhorar seus e-mails

  1. Péricles Silva 05/08/2019 / 20:22

    Muito bom! De fato, a rotina das pessoas está cada vez mais corrida. Devemos focar no que é importante e passar a mensagem de forma objetiva!

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